Эффективное управление проектами никогда не может происходить автономно. Успешные проекты всегда предполагают вклад и координацию со стороны инвесторов, ищущих возможности получения прибыли в постоянно изменяющемся мире. Должна быть обеспечена свободная связь, так как это облегчает обратную связь с командой проекта, мотивирует ее, что позволяет увеличить вероятность того, что в целом проект будет закончен вовремя, в пределах бюджета, с полностью достигнутыми целями.

Во многих организациях, управлением проектами занимаются специалисты, не обученные формальным методам управления проектами. Если обеспечить их этими знаниями, планировщики смогут более четко ставить цели и получать обратную информацию. Как, в свое время, компьютеры, сейчас Internet и новые технологии взаимодействия изменяют методы выполнения работ. Эти технологии облегчают нам постановку целей проекта и групповое планирование, особенно с теми, кто имеет разные условия работы.

Хотя групповая работа важна на всех стадиях планирования проекта, особенно эффективна технология в управлении сроками, проектным взаимодействием рисками, поставками, качеством и интеграционными процессами проекта.

Управление сроками

Обычно, планировщики обеспечивали напечатанными на бумаге календарными планами членов команды, которые, в свою очередь, пометив соответствующие работы, возвращали список для ввода в систему. Недостатками подобного метода, кроме неизбежных ошибок при вводе данных, были ограниченная гибкость и недостаточная своевременность. Члены команды зависели от планировщиков в формировании отчетов, и если данные в отчетах были отсортированы или представлены не так как им нужно было, им оставалось только запросить новый отчет и ждать следующего цикла отчетности.

Теперь, данные расписания работ доступны в режиме on-line, так что зарегистрированные пользователи могут обращаться к ним даже дистанционно. Новые способы передачи информации, основанные на использовании платформо- независимых web-технологий и, даже, мобильных устройств, могут применяются во всех подразделениях внутри организации. Имея подобный доступ к оперативным данным проекта, плану по вехам и списку персональных задач каждый член команды проекта может сортировать необходимую информацию, фильтровать ее и организовать согласно собственным требованиям. Подобное виртуальное сотрудничество при планировании позволяет получить более гибкую, точную информацию и более оперативную обратную связь с членами команды проекта и инвесторами.

Управление проектным взаимодействием

В терминах управления проектами, проектное взаимодействие означает эффективное распространение и сбор текущих проектных данных, а также связанной корпоративной информации таких как сообщения о совещаниях в компании, проверках, и т.д.

На рабочей и завершающей стадии онлайновая связь может принести большие выгоды. На завершающей стадии, которая может продлиться от нескольких дней до нескольких недель, планировщики, должны получать календарные данные ежедневно. Каждый этап отчетности включает в себя сбор и ввод данных, их анализ, и отчет на текущий момент, чтобы составить списки задачи для следующего этапа. Одна американская компания сэкономила более 1 миллиона долларов в прошлом году, передавая информацию с предприятия на карманные компьютеры менеджеров проектов, так что те могли отмечать выполненные работы и загружать данные обратно в календарный план, прямо на месте проведения работ. В результате, время учета выполненных работ было сокращено на несколько дней благодаря более точным сообщениям и более оперативной связи.

Управление рисками

Определение рисков, которые, вероятно, затронут проект и описание характеристик каждого риска, трудны. В зависимости от ситуации, для небольшого числа людей часто невозможно идентифицировать все риски проекта. Одна из выгод от групповой работы в режиме on line, заключается в возможноти предоставить доступ к информации большому количеству людей, особенно тем, кто является фактическим исполнителем работ. Это обеспечивает определение рисков, которые могли быть не очевидны для руководителей и распределение полномочий членов команды на всех уровнях организации, обеспечивает улучшение морального климата, повышение производительности труда и более информированное принятие решения.

Управление поставками

В прошлом, напечатанные на бумаге заявки на требуемые материалы передавались поставщикам, при этом планировщики не до конца знали о потребностях проекта и им приходилось организовывать поставки заранее. Сегодня, компании могут использовать Internet, чтобы в режиме on-line организовать поставку и получать тендерные предложения от предварительно неизвестных продавцов. Электронная коммерция это также возможность организовать поставку точно во время. Групповая работа в режиме on-line также облегчает связь между планировщиками, которые определяют потребности в материалах, и снабженцами, ответственными за поставки.

Управление качеством

Наиболее сложной задачей для менеджера проекта является обеспечение эффективного баланса сроков, целей и стоимостей при обеспечении надлежащего качества работ. Необходимо чтобы менеджер проекта занимался этой работой постоянно при управлении изменениями и обеспечивал следование стандартам качества в каждой части проекта. Чем раньше в жизненном цикле проекта будут сделаны изменения, тем проще и менее дорогостоящим является процесс. Поэтому время, потраченное на совещания с инвесторами в начале проекта стоит того.

Описание строгих стандартов качества может, до некоторой степени, быть результатом совместного усилия, но цель качественной связи заключается в возможности групповой работы членов команды и возможности всегда быть в курсе возможных проблем. Первые системы отчетности о проблемных местах базировались на бумажных носителях и с трудом согласовывались с другими областями управления проектами, или, в случае ручного ввода данных, отнимали слишком много времени. Благодаря развитию технологий, теперь этот процесс может выполняться в режиме on-line.

Управление качеством подобно управлению рисками, в котором чем лучше описаны входные элементы, тем вероятней, что случайные события будут иметь успех. Современные технологии доступа к информации в режиме on-line, дают больше возможностей для своевременного доступа к данным для большего количества членов команды проектов на различных уровнях организации чем, это было возможно при использовании бумажных технологий.

Управление интеграционными процессами

Хотя этот процесс присутствовал всегда, только недавно он был формально описан. По определению, интеграция заключается в координации работы с различными подрядчиками, системами, компонентами, и другими элементами. Таким образом, она затрагивает все области управления проектами.

Разработка и управление проектной информационной системой — самая трудоемкая задача управления процессом интеграции и затрагивает все стадии управления проектами с начала и до конца. Доступность и точность информационной системы улучшает информативность проекта и принятие решений.

Виртуальный офис проекта

Потребность сегодняшних проектов в отлаженной групповой работе и связи высока как никогда. Благодаря новому поколению инструментальных средств для управления проектами, основанных на web-технологиях, каждый член команды проекта может зайти на централизованный сервер компании для распространения или ввода плановой информация о проекте.

В дополнение к низким накладным расходам и способности связать географически рассредоточенных членов команды проекта, эти гибкие, платформо-независимые приложения могут использовать для работы Internet, корпоративные intranet, локальные вычислительные сети и интегрируются с лучшими ERP-системами.

Это решение представляет собой Виртуальный офис проекта, включающий все необходимые средства для оперативной групповой работы и успешного выполнения проекта.